Verifactu: guía completa, fechas de 2027 y sanciones

Verifactu es el sistema que obliga a que tu programa de facturación genere un registro inalterable y encadenado de cada factura, con huella digital y código QR. Tras el aplazamiento del Real Decreto-ley 15/2025, es obligatorio el 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, autónomos incluidos. Actualizado en octubre de 2026.

Ojo: el 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció que prevé aplazar Verifactu hasta octubre de 2028 para todos los obligados. Todavía no hay norma en el BOE, así que de momento las fechas vigentes siguen siendo estas. Actualizaremos esta guía en cuanto se publique.

Si emites facturas con un programa, con una hoja de cálculo o con una plantilla de Word, esto va contigo. Verifactu no es una recomendación ni una certificación voluntaria: es el estándar que la Agencia Tributaria ha fijado para que las facturas no se puedan borrar ni retocar después de emitidas.

La historia se ha alargado tanto que mucha gente ha dejado de hacerle caso. Primero era 2024, luego 2025, luego 2026 y ahora 2027. Es comprensible el escepticismo, pero conviene mirar el detalle: lo que se ha ido retrasando es tu obligación de usarlo. La norma existe, las especificaciones técnicas están publicadas desde octubre de 2024 y los programas de facturación llevan adaptados desde el verano de 2025.

Esta guía explica qué es exactamente Verifactu, las fechas vigentes tras el último aplazamiento, quién está dentro y quién fuera, qué tiene que cumplir tu software, cuánto son las multas y qué conviene hacer durante 2026 para no llegar con prisas. Con la normativa comprobada a octubre de 2026.

💡 Idea clave

Verifactu no obliga a comprar un programa concreto ni a enviar tus facturas a Hacienda en tiempo real: eso último es opcional. Lo que obliga es a que el sistema con el que facturas cumpla unos requisitos de integridad y trazabilidad. Y ojo con el matiz de la hoja de cálculo: depende de cómo la uses.

¿Qué es Verifactu y qué obliga exactamente?

Verifactu es el conjunto de requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación para garantizar que cada factura emitida queda registrada de forma íntegra, conservada, accesible, legible, trazable e inalterable. Nace de la Ley 11/2021 de medidas antifraude, se desarrolla en el Real Decreto 1007/2023 y se concreta técnicamente en la Orden HAC/1177/2024.

El mecanismo, en una frase: cada vez que emites una factura, tu programa genera un registro de facturación de alta con los datos esenciales, calcula una huella digital y la encadena con la huella del registro anterior. Si alguien manipula una factura antigua, la cadena se rompe y se nota. Si anulas una factura, se genera un registro de anulación: no desaparece, queda constancia.

El objetivo declarado es acabar con el software de doble uso, ese que permitía llevar una caja B con un botón. Por eso la norma persigue tanto a quien lo usa como a quien lo fabrica.

¿Cuándo es obligatorio? Fechas tras el aplazamiento

Las fechas vigentes las fijó el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, que modificó el Real Decreto 1007/2023 y fue convalidado por el Congreso el 11 de diciembre de 2025. No es un rumor ni un borrador: está en vigor.

Esa tercera fila es la que cambia la lectura del aplazamiento. Los fabricantes ya tenían que tener sus programas listos hace más de un año, y de hecho los tienen. Lo que se aplazó fue el momento en que tú estás obligado a usarlos, no el desarrollo del sistema.

¿Quién está obligado y quién queda fuera?

La regla general: cualquier empresario o profesional que expida facturas usando un sistema informático. Ahora bien, hay exclusiones claras y conviene comprobar si estás en alguna.

La exclusión del papel existe, pero no es un plan realista para un negocio con volumen. Y con la hoja de cálculo hay un matiz que casi nadie cuenta bien: la AEAT distingue entre usar Excel o Word como un folio en blanco —escribes los datos, imprimes y guardas el archivo—, que no se considera sistema informático de facturación, y usarlo con macros o fórmulas que generan tu libro registro, que sí lo es y queda obligado. Lo desarrollamos en Verifactu para autónomos.

💡 Idea clave

Si tu forma de facturar hoy es una plantilla de Word o una hoja de cálculo que copias y renumeras cada mes, no tienes un problema de fecha: tienes un cambio de método por delante. Ese es el trabajo real, y no se hace en una tarde de junio de 2027.

Qué tiene que hacer tu programa de facturación

No tienes que auditar tú el código. Lo que sí tienes que exigir es que el fabricante te entregue una declaración responsable de que su producto cumple. Estos son los requisitos que hay detrás:

• Registro de facturación de alta por cada factura emitida, con los datos esenciales de la operación.
• Registro de facturación de anulación cuando una factura se anula. No se borra nada: se documenta.
• Huella o hash encadenado: cada registro incorpora la huella del anterior, de modo que la secuencia es verificable.
• Firma electrónica de los registros, salvo en los sistemas que remiten en modo Verifactu, donde basta el encadenamiento de huellas.
• Inalterabilidad, conservación y trazabilidad: los registros no se pueden modificar ni eliminar, y debe quedar constancia de cualquier incidencia.
• Código QR en la factura, de 30 a 40 mm y con estándar ISO/IEC 18004, que permite verificar la factura con el NIF, la serie y número, la fecha y el importe total.
• La leyenda «VERI*FACTU» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» en las facturas emitidas por sistemas que remiten en ese modo.

Modo Verifactu o sistema no verificable: las dos opciones

Aquí está el matiz que más confusión genera. La norma permite dos caminos y ambos son legales:

Para la inmensa mayoría de autónomos y pequeñas sociedades, el modo Verifactu es el sensato: cede la carga de conservación y firma a la Administración y quita responsabilidad de encima.

Y hay una opción que casi nadie menciona: la propia Agencia Tributaria ofrece en su sede electrónica una aplicación gratuita de facturación conforme al sistema, sin límite de facturas, pensada para quien no tiene software propio. Tiene topes importantes —no emite facturas simplificadas ni permite exportar los registros a otro programa—, así que no le sirve a un negocio con TPV. Comparamos los casos en Verifactu para autónomos.

El lado que casi nadie te cuenta: el aplazamiento no te regala tiempo

Cada vez que se retrasa la fecha, el sector respira y aparca el asunto. Es exactamente la reacción equivocada, por tres motivos muy concretos.

El primero es la fecha de las sociedades. El 1 de enero de 2027 no es «dentro de un año»: es el primer día de un ejercicio. Eso significa que la migración hay que tenerla hecha y probada antes de que arranque, con las series de facturación cerradas limpiamente el 31 de diciembre de 2026. Cambiar de sistema a mitad de ejercicio es feo; cambiarlo el día 2 de enero con facturas ya emitidas es peor.

El segundo es el histórico. Migrar de una hoja de cálculo o de un programa antiguo a uno adaptado no es instalar y ya. Hay que trasladar clientes, artículos, series, numeración y, sobre todo, comprobar que la numeración no se rompe ni se duplica. En una empresa con años de facturación, eso son semanas, no horas.

El tercero es que no vas a estar solo. Si todo el tejido empresarial español deja el cambio para el último trimestre antes de su fecha, el soporte de los fabricantes y las agendas de las asesorías se saturan a la vez. Quien migre en un mes tranquilo de 2026 lo hará mejor y más barato que quien lo haga en diciembre.

Dicho esto, una honestidad que conviene tener: estas fechas ya se han movido varias veces y puede volver a pasar. Pero migrar antes de tiempo no te penaliza en nada, porque un sistema adaptado factura igual de bien hoy que en 2027. Y no migrar sí te expone.

💡 Idea clave

Si tienes una SL, tu fecha real no es el 1 de enero de 2027: es el cierre del ejercicio 2026. La migración debe estar terminada y probada antes de emitir la primera factura del año nuevo.

Sanciones: 50.000 € por ejercicio

El régimen sancionador está en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, incorporado por la ley antifraude, y distingue dos sujetos:

Son sanciones fijas, no proporcionales a lo facturado, y esa es la parte incómoda: un autónomo que factura 40.000 € al año se expone al mismo importe que una empresa mediana. Las sanciones solo se aplican una vez llegada la fecha obligatoria de cada colectivo, así que durante 2026 no hay riesgo por no haber migrado todavía.

Qué hacer en 2026 para llegar sin prisas

1. Identifica tu fecha. Sociedad, 1 de enero de 2027. Autónomo, 1 de julio de 2027. Si estás en SII o en territorio foral, comprueba tu régimen antes de mover nada.
2. Pregunta a tu proveedor de software si su producto está adaptado y si te entregará la declaración responsable. Es una pregunta de una línea por correo y la respuesta define tu plan.
3. Si facturas en Excel, Word o a mano, elige programa ahora. Es el cambio más profundo y el que más tiempo consume.
4. Decide el modo: Verifactu con remisión automática o sistema no verificable. Para la mayoría, el primero.
5. Migra y prueba en paralelo durante unas semanas, emitiendo en el sistema nuevo y comprobando numeración, series, tipos de IVA y retenciones.
6. Cierra la serie antigua al terminar un periodo natural, idealmente el 31 de diciembre, y arranca la nueva sin solapamientos.
7. Comprueba que los datos cuadran con tu modelo 303 y con el resumen anual del primer trimestre en el sistema nuevo.

Errores frecuentes con Verifactu

• Dar por hecho que tu Excel queda fuera sin comprobar cómo lo usas. Consecuencia: descubrir tarde que las macros que te generan el libro registro lo convierten en sistema de facturación, y migrar con prisa.
• Dar por hecho que tu programa actual se actualizará solo. Consecuencia: descubrir en el último momento que tu versión no tiene mantenimiento o que el fabricante no continúa el producto.
• Confundir Verifactu con la factura electrónica obligatoria entre empresas. Consecuencia: mezclar dos normas distintas con calendarios distintos. Verifactu regula cómo se registran las facturas; la factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece regula en qué formato se envían.
• Cambiar de sistema a mitad de ejercicio sin cerrar series. Consecuencia: numeración duplicada o con saltos, que es justo lo que la norma persigue.
• Elegir software solo por precio. Consecuencia: herramientas que cumplen el mínimo pero no exportan bien los datos ni se integran con la contabilidad, y acabas pagando el ahorro en horas.
• Asumir que habrá otro aplazamiento. Consecuencia: si esta vez no lo hay, te quedas sin margen y con 50.000 € de exposición.

Cómo te ayuda TeDeclaro

En TeDeclaro estamos haciendo esta transición con nuestros clientes durante 2026, no en 2027. Revisamos con qué facturas hoy, comprobamos si tu programa está adaptado y te entregamos alternativas concretas si no lo está; te decimos qué modo te conviene, coordinamos la migración para que caiga en un cierre limpio de ejercicio y comprobamos que la numeración y los tipos de IVA salen bien en el primer trimestre.

Si vendes en marketplaces, hay una capa más: las facturas que emite la plataforma en tu nombre tienen que encajar con tu libro de facturas emitidas. Lo tratamos aparte en Verifactu para vendedores de Amazon y en la guía de asesoría e-commerce. Puedes ver el servicio completo en asesoría fiscal y contable.

Preguntas frecuentes sobre Verifactu

Fuentes oficiales: Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre y Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre.

Equipo TeDeclaro · Actualizado en octubre de 2026.